2　公開条例第7条に規定する情報が記録されている文書については、個人情報等の保護に特に注意して取り扱わなければならない。

3　出先機関における文書事務の取扱いについては、この訓令に準じて行わなければならない。

4　前項の規定にかかわらず出先機関の長は、あらかじめ町長の承認を得て文書事務の取扱いについて特別の定めをすることができる。

2　ファイル責任者及びファイル担当者は、課長が指名する。

3　ファイル責任者及びファイル担当者は、次に掲げる事務を処理する。

2　文書管理委員会の組織及び運営に関し必要な事項は、町長が別に定める。

2　前項の番号は、収受文書及び発送文書について、それぞれ付するものとする。ただし、発送文書にあっては、課ごとの一連番号を付するものとする。

2　前項の記号は、それぞれ「隠岐の島町条例」、「隠岐の島町規則」、「隠岐の島町告示」、「隠岐の島町公告」及び「隠岐の島町訓令」とする。

3　第1項の番号は、当該条例、規則、告示、公告及び訓令の公布の順に従い、暦年による一連番号により付けるものとする。

2　前項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者が押印するものとする。

3　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認める課に配付する。

4　主管の明らかでない文書は、総務課において主務課の決定をし、当該主務課に配付するものとする。

5　町に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処理を取らなければならない。

6　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長(支所にあっては支所長、出張所にあっては出張所長)が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

2　主務課長は、前項の規定にかかわらず、閲覧した文書のうち重要なものは、事務担当者に処理方針を指示する前に、町長及び副町長の閲覧及び指示を受けなければならない。

3　各課において、その主管に属さない文書が配付されたときは、他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付せんして、課長が押印の上、総務課に返付しなければならない。

4　主務課において、前条第1項第2号又は第3号の規定による処理を受けない文書を受け取ったときは、直ちに当該文書を総務課に返送し、同項第2号又は第3号の規定による処理をしなければならない。

2　文書の分類記号及び保存年限は、隠岐の島町文書整理保存規程(平成16年隠岐の島町訓令第4号)第3条(以下「保存規程」という。)の定めるところによる。ただし、保存規程に保存年限の定めのない文書の保存年限は、当該文書の種類内容等を考慮して主務課長が定めるものとする。

3　文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の翌年度から起算する。

2　起案文書の作成に当たっては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

2　起案文書で急を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を持ち回り、当該起案文書の上部欄外に「至急」と朱書きしなければならない。

3　起案文書で事案を代理決裁又は代理決定した者は、その左上に「代理」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、更に「後閲」と記載しなければならない。

2　合議された事案に対して異議又は疑義のあるときは、主務課長と協議するものとする。この場合、協議が整わないときは、主務課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3　合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、主務課長は、当該関係課長にその旨を通知しなければならない。

2　決裁文書の浄書は、正確かつ明りょうに行わなければならない。

3　決裁文書で浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。

4　決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者が押印しなければならない。

5　浄書文書は、当該決裁文書と照合の上、当該決裁文書の所定欄に照合した者が押印しなければならない。

2　公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状(以下「証票」という。)でその交付等の日時場所その他の関係により、事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、公印管理者が事前に押印することができる。

3　契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。

4　公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、公印管理者に提示し、適正と認めたときは、当該文書の所定欄に押印する。

5　公印は、押印することが著しく事務に支障を来たすと認められる場合に限り、町長の承認を得て刷り込むことができる。

2　前項の総務課への回付は、急を要する場合を除くほか、次の各号に掲げる時間までに行わなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、急を要する文書及び主務課において処理することが適当である文書については、主務課において発送する。この場合、総務課へその旨連絡し、料金後納郵便物等差出票(様式第9号)に必要事項を記載して、発送する。

4　前項の規定にかかわらず、郵便切手を貼って発送することが適当である文書については、総務課で郵便切手使用簿(様式第10号)に必要事項を記載して、発送する。

2　文書は、未処理及び処理済に関わらず分類し、ファイル基準表(様式第13号)に必要事項を記入し、文書名等を記入したラベルを張ったフォルダに入れて各課の書架に整理及び保管するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、フォルダに入れることが不適当な文書については、総務課と協議の上、各課の書架以外の書棚等に保管することができる。この場合、当該文書名及び保管場所等を記載した所在カード(様式第14号)をフォルダに入れ、ファイル基準表に必要事項を記入し、各課の書架の所定の位置に保管しなければならない。

4　ファイル基準表は、毎年度末の引継ぎの際に前年度分を確定させ、総務課に引き継ぐものとする。

2　前項の規定にかかわらず、完結文書が例規等事務処理上の規範となるもの又は執務のため、常時閲覧に必要のあるものは、引き続き主務課長において保管管理することができる。

2　前項の完結文書は、書庫に収蔵し、適切に整理し、保存管理しなければならない。

2　前項の規定による廃棄文書は、機密に属するもの又は他に使用されるおそれのあるものについては、裁断又は焼却等の適切な処理をしなければならない。

この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

この訓令は、平成17年1月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和元年10月28日から施行する。