○隠岐の島町情報公開事務取扱要綱
平成16年10月1日
告示第1号
(趣旨)
第1条 この告示は、別に定めがあるもののほか、隠岐の島町情報公開条例(平成16年隠岐の島町条例第9号。以下「条例」という。)の規定に基づき情報公開に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(公開窓口の設置)
第2条 情報公開に関する事務の円滑な処理と利用者の利便を図るため、情報公開に関する事務を取り扱う窓口(以下「公開窓口」という。)を総務課内に設置する。
(取扱事務)
第3条 公開窓口で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 情報公開に係る相談及び案内に関すること。
(2) 情報公開制度に係る苦情の受付及び処理に関すること。
(3) 行政文書の目録の作成及び整理に関すること。
(4) 開示請求書(以下「請求書」という。)の受付に関すること。
(5) 開示決定等の通知に関すること。
(6) 開示決定等の期間の延長の通知に関すること。
(7) 隠岐の島町情報公開審査会の庶務に関すること。
(8) 情報公開の実施状況の公表に関すること。
(9) 前各号の情報公開に関する事務について、関係各課等との連絡調整に関すること。
(10) 任意的公開に係る前各号の準用に関すること。
(11) その他情報公開に関すること。
2 開示請求に係る行政文書を管理している課等(以下「担当課」という。)で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 簡易な行政文書の開示に関すること。
(2) 開示請求に係る行政文書の特定に関すること。
(3) 行政文書の開示の可否等の決定に関すること。
(4) 第三者に対する意見聴取に関すること。
(5) 開示決定等の期間の延長の決定に関すること。
(6) 開示することを決定した行政文書の閲覧、写しの作成及び交付に関すること。
(7) 隠岐の島町情報公開審査会への諮問手続及び資料作成に関すること。
(8) 任意的公開に係る前各号の準用に関すること。
(相談及び案内)
第4条 公開窓口は、情報公開に関する相談があったときは、その内容が行政文書の開示に係るものかどうかを判断するため、その情報の内容について相談者から十分に聴取するものとする。
2 公開窓口は、相談について適切な対応をするため、必要に応じて当該相談の内容に関すると思われる課等にその内容を確認し、又は当該課等の職員に立会いを求めるものとする。
(開示請求の方法)
第5条 開示請求は、請求書を直接公開窓口に提出することにより行うものとする。ただし、郵送又はファクシミリ等(以下「郵送等」という。)による開示請求は、請求書の形式的要件を具備した書面を送付することによりできるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、条例第5条第2項ただし書に規定する簡易な行政文書の開示請求は、担当課に直接口頭ですることができるものとする。
(開示請求の手続)
第6条 開示請求の手続は、原則として本人が行うものとする。ただし、特別の理由がある場合は、代理人により行うことができるものとする。この場合において、当該代理人は委任状を提出しなければならない。
(請求内容の確認等)
第7条 請求書の受付は、次の各号に掲げる事項について確認した後で行うものとする。
(1) 請求者が、条例第5条第1項に規定する開示請求ができる者であることの確認
(2) 開示請求に係る行政文書の特定
(3) 開示請求に係る担当課の特定
(4) 開示請求に係る行政文書が、条例第2条第2号に該当することの確認
(5) 請求書の記載事項の確認
2 前項第1号の確認は、請求書の記載事項を書面上で審査することにより行い、身分証明書等の提出は求めないものとする。
(利害関係者の特定)
第8条 条例第5条第1項第5号に規定する利害関係者は、次の各号に掲げる者とする。
(1) 町税等の納税者であって、当該税又は税行政に係る行政文書の開示を請求する者
(2) 町内に土地又は建物を所有している者であって、当該土地又は建物に関連する土地利用計画、都市計画、道路、環境、災害対策に係る行政文書の開示を請求する者
(3) 町が管理する保育所、小学校、又は中学校等の保護者であって、町の保育行政又は教育行政に係る行政文書の開示を請求する者
(4) 町が行った行政処分により、自己の権利、利益等に直接影響を受けた者であって、当該行政処分に係る行政文書の開示を請求する者
(5) 町との契約により、自己の権利、利益等に直接影響を受けた者であって、当該契約に係る行政文書の開示を請求する者
(6) 町の施設の定期的な利用者であって、当該施設に係る行政文書の開示を請求する者
(7) 町の事務事業により、居住環境に影響を受けている隣接村の居住者であって、当該居住地域に関連する環境行政に係る行政文書の開示を請求する者
(8) その他実施機関が行う事務事業に利害関係を有し、請求権者であると町長が認めた者
(1) 公開窓口は、備付けの行政文書目録の検索等により、行政文書の特定を行うものとする。
(2) 公開窓口は、行政文書目録により行政文書の特定ができないときは、請求内容に関係する課等へ照会するものとする。この場合において、当該課等の職員は、必要に応じて開示請求者から請求の内容について聴取し、当該行政文書の特定をするものとする。
(3) 開示請求に係る行政文書が複数の課等に存在するときは、当該行政文書の内容について事務を主として所掌する課等をもって担当課とする。
(4) 開示請求の内容が複数の課等に関係し、担当課及び行政文書の特定ができないときは、関係する課で協議し、担当課を決定し、行政文書の特定を行うものとする。
(5) 公開窓口及び担当課において即時に行政文書の特定ができないときは、後日、担当となる課等で判断し、行政文書の特定を行うものとし、公開窓口は、その旨を開示請求者に説明するとともに、開示請求をしようとする内容を具体的に聴取するものとする。
(1) 請求者の住所、氏名、連絡先電話番号欄
ア 条例第5条第1項に規定する請求権者であることを確認し、住所及び連絡先電話番号は決定通知書等の送付及び連絡調整をするため必要であるので正確に記入してあること(この場合、自署であれば押印の必要はない。)。
イ 請求者が法人及びその他の団体であるときは、担当者の氏名等が備考欄に付記されていること。
ウ 代理人による開示請求の場合は、当該代理人の住所、氏名、連絡先電話番号等が記載された委任状が添付されていること。
(2) 請求する行政文書の名称又は内容欄 行政文書が特定できるよう具体的に記入されていること。
(3) 請求者の区分欄
ア 該当する請求権者の番号に○印が付けられていること。
イ 条例第5条第1項第3号又は第4号に規定する請求権者である場合は、その勤務先又は在学先の名称と所在地が記入されていること。
ウ 条例第5条第1項第5号に規定する請求権者である場合は、利害関係の内容及び請求に係る行政文書との関連について明確かつ具体的に記載されていること。
(4) 開示の方法欄
ア 希望する項目の番号に○印が付けられていること。
イ 写しの交付が希望されている場合は、郵送の希望の有無が選択されていること。
2 公開窓口は、請求書の記載事項に不備があるときは、当該請求者に対し、その補正を求めるものとする。ただし、郵送等による開示請求であって軽微な補正については、請求者に確認の上公開窓口職員が補正できるものとする。
(開示請求の受付)
第11条 公開窓口は、請求書に記入された事項について、必要な要件をすべて具備されていると確認した後に、当該請求書の備考欄に担当課名を朱書きし、受付印を押して受理するものとする。
2 条例第11条第1項に規定する請求書を受理した日とは、公開窓口において請求書を受理した日とする。
3 公開窓口は、請求書を受理したときは、速やかに当該請求書の写しを担当課へ送付するものとする。
4 公開窓口は、請求書の受付及びその後の経過について、受付処理簿(様式第1号)を作成し、処理経過等が把握できるようにしておかなければならない。
(開示等の説明)
第12条 公開窓口は、前条の規定により開示請求を受理したときは、次に掲げる事項について、請求者に対し説明をしなければならない。
(1) 請求書を受理した日から起算して14日以内に開示決定等を行い、当該決定について、開示決定通知書、部分開示決定通知書、非開示決定通知書、開示請求拒否通知書、又は不存在通知書により請求者に通知する旨
(3) 開示又は部分開示する旨の決定をした場合における開示の日時及び場所は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書で示す旨
(4) 行政文書の写しの作成に係る費用及び、その郵送に係る費用は開示請求者の負担である旨
(5) 請求書の受付時に開示請求に係る行政文書を特定できないときは、請求書に記載された内容から担当課において判断し、行政文書の特定を行う旨
2 担当課は、開示請求に係る行政文書の内容が他の課等にかかわりのあるときは、当該課等と十分に協議するものとする。
3 担当課は、開示決定等を行うときは、審査請求及び訴訟の提起も含めて慎重かつ十分な検討を行い、その決定に関する理由を明確にしておかなければならない。
4 担当課は、開示決定等の町長決裁を受けようとするときは、必要に応じ次の各号に掲げる書類を添付するものとする。
(1) 請求書の写し
(2) 開示決定通知書等の案
(3) 第三者の情報に係る意見書又は意見聴取録
(4) 開示請求に係る行政文書の写し(多量又は全部を開示する場合は省略することができる)
(5) その他、当該開示決定等をするために必要とする書類
(第三者からの意見聴取)
第14条 第三者からの意見聴取の内容は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 条例第7条第2号に該当する個人に関する情報については、プライバシー侵害の有無及びその理由
(2) 条例第7条第3号に該当する法人事業活動情報については、利害関係の有無及びその理由
(3) 国若しくは他の地方公共団体等に関する情報が記録されている行政文書については、協力関係又は信頼関係に対する著しい影響の有無及びその理由並びに事務事業の公正かつ円滑な実施に対する著しい支障の有無及びその理由
2 第三者から意見聴取の方法は、隠岐の島町情報公開条例施行規則(平成16年隠岐の島町規則第10号。以下「施行規則」という。)第4条第3項に定めるほか、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 意見聴取に対する回答には、必要に応じて開示決定等の判断に必要な資料を求めることができる。
(2) 開示決定等を速やかに行うために、おおむね1週間以内に回答されるよう第三者に協力を求めるものとする。
(3) 1件の行政文書に多数の第三者情報が記録されているときは、必要な数人から意見聴取を行うことができる。
3 担当課は、第三者から意見を聴取した場合は、当該第三者の意見を参考にしたうえで開示決定等を行うものとする。ただし、第三者の意見に拘束されるものではない。
4 担当課は、意見を求めた第三者が開示に反対の意見を表したにもかかわらず開示決定する場合は、開示決定第三者通知書により速やかに当該第三者に通知し、その写しを公開窓口に送付するものとする。
(開示決定通知書等の作成方法)
第15条 担当課は、行政文書の開示決定等をしたときは、原則1件の行政文書につき1通の開示決定通知書等を作成し、公開窓口に送付するものとする。ただし、1枚の請求書に複数の行政文書が記載されている場合で、開示決定等が同一なものについては、1枚の開示決定通知書等にまとめて記入し、作成することができる。
2 前項の規定にかかわらず、担当課は、簡易な行政文書の開示決定をしたときは、直接口頭でその旨を通知し、開示を実施することができるものとする。
3 開示決定通知書等の記入は、次の各号によるものとする。
(1) 決定年月日 開示決定等を行った日(決裁日)とする。
(2) 行政文書の名称 作成年度及び件名について正確に記入すること。
(3) 開示の日時 担当課は、請求者と電話連絡等により当該通知書が請求者に送付されるまでの日数等を考慮し、日時を指定する。
(4) 開示の場所 原則として公開窓口とする。ただし、開示する行政文書が多量な場合、その他やむを得ない理由により公開窓口で開示を行うことが困難な場合は、別の場所を指定することができる。
(5) 開示の方法 請求書に記載された区分の番号を○で囲む。
(6) 担当課 担当課名、電話番号及び担当者名を記入する。
(7) 開示しない部分及びその理由 開示しない部分についての事項を記入し、根拠規定を挙げるとともに非開示とした理由を具体的に明確に記入する。
(8) 開示しない理由 根拠規定を挙げるとともに非開示とした理由を具体的に明確に記入する。
(9) 不存在の理由 該当する理由の□欄にチェックをする。その他の場合においては、その理由を具体的に記入する。
(10) 開示請求を拒否する理由 開示請求を拒否する理由を具体的に記入する。
(11) 備考
ア 行政文書の写しの交付により開示する場合は、写しの作成に係る費用の予定額及びその納付の方法を記入する。
イ 行政文書の写しの郵送を希望する場合は、郵送に係る費用の予定額及びその負担の方法を記入する。
ウ 条例第10条第3項後段に規定する時期及びその理由を記入する。ただし、当該期間はおおむね1年以内とする。
(開示決定通知書等の送付)
第16条 公開窓口は、担当課から開示決定通知書等の送付を受けたときは、これの写しを保管し、本書を速やかに当該請求者に送付するものとする。
(決定期間の延長)
第17条 条例第11条第2項に規定する期間の延長は、必要最小限とし、次に掲げる場合に限るものとする。
(1) 請求に係る行政文書の数が多量で、期間内に検索することが困難な場合
(2) 請求に係る行政文書の内容が複雑で、期間内に開示決定等をすることが困難な場合
(3) 請求に係る行政文書に第三者に関する情報が記録されているため、第三者の意見を聴取する必要があり、期間内に開示決定等をすることが困難な場合
(4) 請求に係る行政文書が特定できないため、期間内に検索することが困難な場合
(5) 天災の発生や一時的な業務量の増大等により、期間内に開示決定等をすることが困難な場合
(6) 年末年始等の執務を行わない日が期間内に含まれるとき、又はその他合理的な理由により期間内に開示決定等をすることが困難な場合
2 担当課は、前項に規定する決定期間の延長を決定したときは、決定期間延長通知書を作成し公開窓口に送付するものとする。
3 公開窓口は、担当課から決定期間延長通知書の送付を受けた場合は、これの写しを保管し、本書により請求書を受理した日から起算して14日以内に当該請求者に通知を行うものとする。
(開示の実施)
第18条 行政文書の開示について、請求者から事前に指定した日時の変更の要望があったときは、支障がない限りこれに応じるものとし、担当課は、請求者及び公開窓口と調整の上開示の日時を変更し、決定するものとする。
2 前項の決定は、改めて請求者に開示決定通知書等を送付することは要しないものとする。ただし、担当課は、変更した事項について記録をするとともに、公開窓口に報告をしておかなければならない。
3 行政文書の開示は、担当課が行うものとし、必要に応じて公開窓口の立会いを求めることができる。
4 担当課は、請求者に対し事前に送付された通知書の提示を求め、通知内容を確認するものとする。
5 前各項の規定にかかわらず、簡易な行政文書の開示は、請求のあった担当課で、請求のあったときに実施することができるものとする。この場合において、担当課は、簡易な行政文書の開示処理記録に経過を記載し、開示実施後これを、公開窓口に送付するものとする。
(閲覧する行政文書)
第19条 開示する行政文書の閲覧は、原則原本により行うものとする。ただし、次の各号に該当するときは、その写しによることができる。
(1) 行政文書の原本を閲覧に供することにより、当該行政文書の保存に支障が生じるおそれがあるとき。
(2) 日常業務に使用している台帳等で、閲覧に供することにより、業務に著しく支障が生じるとき。
(3) 行政文書の部分開示をする場合において、必要と認めるとき。
(閲覧の中止等)
第20条 担当課は、行政文書の開示に供する原本の閲覧の実施に際し、汚損又は破損することがないように注意を払い、請求者が当該原本を汚損又は破損したとき、若しくはそのおそれがあると認められるときは、行政文書の閲覧を中止させ、又は禁止させることができる。
(1) 開示部分と非開示部分とがページ単位で区分できるとき。
ア 非開示部分を取り外して、開示部分のみのページを開示する。
イ 袋とじのもの、用紙の表裏に記録されているもの等で取り外しができない場合は、非開示部分をダブルクリップ等で止めるなどの方法により開示する。
(2) 開示部分と非開示部分とが同一ページにあるとき。
ア 非開示部分を覆って開示する。
イ 非開示部分を覆って複写したものを開示する。
ウ 当該ページを複写し、非開示部分を黒く塗りつぶし、それを再度複写して開示する。
2 担当課は、部分開示を行ったときは、その内容及び方法を明らかにし、公開窓口に報告しなければならない。
(写しの交付)
第22条 行政文書の写しの作成は、当該行政文書の原本を施行規則別表の写しの種類欄に記載された方法で行うものとし、原本証明は行わない。
2 行政文書の写しの交付部数は、請求1件につき1部とする。
3 担当課は、施行規則別表に定める写しの作成に係る費用の納入通知書を請求者に送付するものとする。
4 担当課は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書と、前項に定める費用の納入を確認した後、行政文書の写しを交付するものとする。ただし、簡易な行政文書の写しを交付する場合は、写しの作成に係る費用の納入の確認で交付するものとする。
(審査会への諮問)
第23条 隠岐の島町情報公開審査会(以下「審査会」という。)への諮問の手続は担当課が、審査会諮問書に次の各号に掲げる書類又はその写しを添え、公開窓口を経由し行うものとする。
(1) 行政不服審査法(平成26年法律第68号)に規定する審査請求書
(2) 開示請求書
(3) 部分開示決定通知書、非開示決定通知書又は開示請求拒否決定通知書
(4) 第三者に意見聴取をした場合は、開示決定に係る意見書又は第三者意見聴取録
(5) 審査請求に係る経過説明書
(6) 審査請求の対象になった行政文書
(7) その他必要な書類
(審査会の開催)
第24条 公開窓口は、審査会への諮問の手続が行われたときは、速やかに審査会を開催しなければならない。
(審査会からの意見聴取)
第25条 担当課は、審査会から意見若しくは説明を求められたとき、又は資料の提供を求められたときは、これに応じなければならない。
(審査請求に対する裁決)
第26条 担当課は、審査請求に対する裁決により、当初の処分を取り消し、当該行政文書の全部又は一部を開示することになった場合は、開示の日時等の協議及び調整を行い、開示決定通知書又は部分開示決定通知書を作成し、公開窓口に送付するものとする。
2 公開窓口は、前項の開示決定通知書又は部分開示決定通知書の送付を受けたときは、これの写しを保管し、本書を当該審査請求人に送付するものとする。
3 担当課は、第三者から意見聴取されている場合において、前項の決定により当該第三者に関する情報を全部又は一部を開示することになったときは、当該第三者に対し開示決定第三者通知書に「不服申立てによる再決定」と記載し、通知するものとする。
(任意的公開)
第27条 任意的公開に係る事務については、審査請求に係る事務を除き、開示請求の場合に準じて取り扱うものとする。
(実施状況の公表)
第28条 情報公開制度の公表は公開窓口が、毎年6月までに前年度のすべての実施機関の実施状況を取りまとめ、次に掲げる事項を告示して行うものとし、町広報にも掲載するものとする。
(1) 開示請求件数
(2) 開示決定等(開示、部分開示、非開示)の件数
(3) 開示請求拒否等(不存在、請求拒否)の件数
(4) 審査請求の処理件数及び裁決状況
(5) その他必要な事項
(その他)
第29条 この告示に定めるもののほか、行政文書の開示等に係る事務に関し必要な事項は、町長が定める。
附則
この告示は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成28年3月28日告示第26号)
(施行期日)
1 この告示は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示による改正後の隠岐の島町情報公開事務取扱要綱の規定は、この告示の施行の日以後の開示決定等又は開示請求に対する不作為に係るものについて適用し、同日前にされた開示決定等又は開示請求に対する不作為に係るものについては、なお従前の例による。
様式 略