○隠岐の島町文書整理保存規程
平成16年10月1日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 この訓令は、町で処理し、完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(整理)
第2条 完結文書は、種別に従い、次の各号に定めるところにより、主務課長が整理する。
(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別及び会計年度ごとに編集する。
(2) 完結文書の性質、形状等により1冊に編集が困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊する。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分考慮を払うこと。
(4) 図面等で文書とともに編集製本できないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種類をわかりやすく表示すること。
(種別及び保存年限)
第3条 完結文書の種類及び保存年限は、次のとおりとする。
(1) 第1種 永久保存
ア 町の廃置、分合、境界変更に関するもの
イ 条例、規則の制定又は改廃に関するもの
ウ 裁決、裁定又は訴願、訴訟に関するもの
エ 職員の進退、身分又は賞罰に関するもの
オ 議会への提出議案、報告等及び議会会議録・議決書
カ 各種委員会、審議会等の委員、任命等に関するもの
キ 諮問又は答申
ク 郷土史の資料となるべきもの
ケ 議員、各種委員会及び審議会等の委員の履歴書
コ 訓令、告示、内規、通知等で特に重要なもの
サ 許可、認可、使命又は契約、規約等で特に重要なもの
シ 基本的な計画及び行政施策等で特に重要なもの
ス 原簿、台帳等の簿冊で特に重要なもの
セ 各種統計、年報等で特に重要なもの
ソ 各種委員会、審議会等の議事録その他特に重要なもの
タ 予算、決算又は出納に関するもので特に重要なもの
チ 報告、届出、復命又は調査で特に重要なもの
ツ 表彰に関するもので特に重要なもの
テ 財産、営造物の取得、公共施設の設計、設置及び管理並びに処分に関するもので特に重要なもの
ト その他永久保存の必要があると認めるもの
(2) 第2種 10年保存
ア 訓令、告示、内規、通知等に関するもの
イ 税等の賦課徴収に関するもの
ウ 原簿、台帳等の簿冊に関するもの
エ 報告、届出、復命又は調査に関するもの
オ 許可、認可、指令又は契約、規約等に関するもの
カ 公用、公共用施設の設計施工に関するもの
キ 職員の給与に関するもの
ク 表彰に関するもの
ケ 請願、建議又は陳情で特に重要なもの
コ 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの
サ その他10年保存の必要があると認めるもの
(3) 第3種 5年保存
ア 建議又は陳情に関するもの
イ 各種行政施策の施行に関するもの
ウ 職員の諸願届で重要なもの
エ 公用、公共用施設の設計施工で軽易なもの
オ 報告、届出、復命又は調査で軽易なもの
カ 予算、決算又は出納で軽易なもの
キ その他5年保存の必要があると認めるもの
(4) 第4種 3年保存
ア 定例的な業務報告に関するもの
イ 文書、電報、書留等の収受発送に関する各種帳簿
ウ 各種行政施策の施行に関するもので重要なもの
エ 建議、陳情で軽易なもの
オ 職員の諸願、届で軽易なもの
カ その他3年保存の必要があると認めるもの
(5) 第5種 1年保存
ア 軽易な文書
(6) 種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主務課がその種別を定めるものとする。
(保管)
第4条 主務課長は、完結文書を編集したときは、良好な状態で保管するものとする。
(閲覧又は借用)
第5条 職員は保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、総務課長にその許可を受けるものとする。
2 職員以外の者については、別に定めがあるもののほか、保存文書の閲覧は認めない。ただし、町長が特に認めるものについては、前項に規定する手続により閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。
(借用期間)
第6条 借用期間は、7日以内とする。ただし、総務課長は、借用期間を延長又は短縮することができる。
2 総務課長は、借用期間中であっても、その必要性が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(廃棄)
第7条 主務課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、裁断等を行わなければならない。
附則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。