○隠岐の島町個人情報保護事務取扱要綱
平成16年12月17日
告示第73号
(趣旨)
第1条 この告示は、別に定めがあるもののほか、隠岐の島町個人情報保護条例(平成16年隠岐の島町条例第210号。以下「条例」という。)の規定に基づき個人情報保護等に関する事務の取り扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(個人情報保護制度の事務の窓口の設置)
第2条 個人情報保護制度の事務に関する事務の円滑な処理と請求者の利便を図るため、条例に関する事務を取り扱う窓口(以下「総合窓口」という。)を情報課内に設置する。
(取扱事務)
第3条 総合窓口で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 個人情報保護制度に係る相談及び案内に関すること
(2) 個人情報保護制度に係る苦情の受付及び処理に関すること
(3) 個人情報保護制度についての連絡調整に関すること
(4) 個人情報取扱事務の登録、変更及び廃止等の行政文書の整理に関すること
(5) 総合窓口で行う個人情報取扱事務の閲覧及び開示の実施に関すること
(6) 総合窓口で行う写しの交付及び送付に要する費用の徴収に関すること
(7) 自己情報開示・訂正・利用中止請求書(以下「請求書」という。)の受付に関すること
(8) 開示決定等の通知に関すること
(9) 開示決定等の期間の延長の通知に関すること
(10) 隠岐の島町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること
(11) 個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること
(12) 審査請求の受理及び連絡等に関すること
(13) 前各号の個人情報保護制度に関する事務について、関係各課との連絡調整に関すること
(14) その他個人情報保護制度に関すること
2 個人情報を収集・管理及び利用している課等(以下「担当課」という。)で行う事務は次のとおりとする。
(1) 個人情報取扱事務の登録のための届出、変更及び廃止の届出
(2) 簡易な個人情報の行政文書の開示に関すること
(3) 請求書の可否等の決定に関すること
(4) 第三者に対する意見聴取に関すること
(5) 開示決定等の期間の延長の決定に関すること
(6) 個人情報を開示することを決定した行政文書の閲覧、写しの作成及び交付に関すること
(7) 審査会への諮問手続き及び資料作成に関すること
(8) 前各号の個人情報に関する事務について、総合窓口との連絡調整に関すること
(個人情報の収集及び変更及び廃止に係る届出)
第4条 担当課は、個人情報取扱事務を開始、又は変更、廃止するときは、個人情報取扱事務届出書又は変更・廃止届出書を総合窓口に提出するものとする。
(個人情報の収集の開始及び変更・廃止)
第5条 総合窓口は届出のあった個人情報取扱事務について、条例に適合するかどうかを届出書により審査し、審査の結果届出内容が条例に適合すると判断したときは次の各号により事務を行うこととする。
(1) 総合窓口は、届出のあった個人情報取扱事務について、登録簿に登録番号を付し、個人情報取扱事務登録簿(以下、「登録簿」という。)に記入し、閲覧に供する。
(2) 総合窓口は、登録番号を付した届出書の写しを担当課に送付し、送付をもって個人情報事務の登録完了の通知に代えるものとする。
(3) 担当課は、総合窓口より届出書の写しの送付を受けたのちに個人情報の収集を開始することができる。
2 情報の収集について、本人以外、目的外利用などの必要がある場合については、総合窓口に予め協議をするものとする。
3 個人情報取扱事務の届出の変更又は廃止が生じたときは、次の各号により事務を行うものとする。
(1) 担当課は、保有する情報に変更又は廃止の必要がある場合は、総合窓口へ予め協議を行うこととする。
(2) 担当課は、登録した内容を変更する場合は、届出書に修正後の届出書を総合窓口に届出、変更前の届出書と差し替える。
(3) 総合窓口は、変更又は廃止の届出があった場合、適正と判断したときに限り登録簿を修正し、閲覧に供する。
(4) 総合窓口は廃止の届出のあった場合は、当該届出事務を登録簿から取り除くこととし、担当課については、廃止の届出を提出した個人情報は、速やかに確実な方法で廃棄する。
(個人情報の収集の方法及び制限)
第6条 条例第6条第1項に規定する個人情報取扱事務の収集の目的を明らかにする方法とは次の各号によるものとし、当該事務の性質及び収集する個人情報の内容から判断することとする。
(1) 文書
(2) 告示
(3) 広報誌
(4) 申請書などへの付記
(5) 口頭
2 収集に際しては、収集の目的のほか、次の各号についても明らかにすることとする。
(1) 個人情報の収集に対して本人が応じない場合には、その不利益
(2) 目的外利用等を予定しているときは、それらの事項
3 条例第6条第2項第1号に規定する本人以外の同意を得る方法は、次の各号の例による。
(1) 必要の都度、該当者に通知をし、本人が署名、記名押印等(以下「署名等」という。)をした同意書を提出する。
(2) 申請・届出の際に、本人が署名等をした同意書を提出する。
(3) 申請書・届出書等に本人以外のものからの収集(以下「本人以外収集」という。)を行うことについての同意欄を設け、本人が署名する。
(4) 申請書、届出書等に本人以外収集を予め記載しておき、申請書等の署名等により同意に代えるものとする。
(5) 担当課の窓口及び電話など、口頭により同意の意思を確認する。この場合は、同意を得た内容、年月日、担当者名等を記録することとする。
4 条例第6条第2項第2号から第5号に該当して本人以外収集をする場合は、届出書の該当欄にそれぞれ必要事項を記入することとする。
5 条例第6条第2項第6号により、審査会の意見を聴くときは、担当課は諮問依頼書を総合窓口に届出ることとし、総合窓口は審査会に諮問を行うこととする。
6 条例第6条第3項の各号の規定により例外の収集を行う場合には、法令に定めがある場合を除き、収集する必要があるときは、予め総合窓口に協議を行い、協議の結果審査会への諮問が必要と判断したときは、担当課は、諮問依頼書を総合窓口へ提出することとする。
7 総合窓口は、審査会へ諮問を行い、答申を得たときは、答申の内容を担当課に通知する。
8 担当課は、審査会の承認の答申を得た場合で、個人情報取扱事務の登録又は変更の手続が完了したときは、条例第6条第3項に係る個人情報を収集することができる。
(1) 新たに目的外利用をしようとする課(以下「利用課」という。)の長は、新規の申請又は変更の申請を明確にしたうえで、保有の課(以下「保有課」という。)の長及び総合窓口に協議する。
(2) 利用課の長は新規の場合は、届出書の個人情報の利用範囲を記入したものを提出することとし、保有課は変更届出書に内容を記し、総合窓口へ提出する。
(3) 提出のあった総合窓口は、届出書を処理し、登録簿に記録するとともに、写しを利用課、保有課へ送付することとし、この写しをもって利用課は目的外利用をすることができることとする。
(4) 利用課の長は、協議の結果、審査会への諮問が必要となったときは、審査会諮問依頼書を総合窓口へ提出することとする。
(5) 総合窓口は、審査会へ諮問を行い、答申を得たときは、答申の内容を利用課及び保有課の長へ通知する。
(6) 利用課の長は、審査会の承認の答申を得た場合で、個人情報取扱事務の登録又は変更の手続が完了したときは条例第7条第1項第1号に規定する個人情報の目的外利用をすることができる。
(7) 審査会の承認の通知を受けた保有課の長は、個人情報取扱事務変更届を総合窓口に提出する。
(1) 申請書、届出書等に目的外利用を行うことについての同意欄を設け、本人に署名等をしてもらう。
(2) 申請書、届出書等に目的外利用を行うことを予め記載しておき、申請書等の署名等により同意に代える。
3 条例第7条第2項の規定により、実施機関以外へ実施機関の保有する情報を提供する場合は、次の各号による。
(1) 保有する情報を当該実施機関以外へ提供する場合は、保有課の長は総合窓口に協議をする。
(2) 外部提供を行う場合の同意を得る方法は、目的外利用の場合の本人の同意を得る方法の例による。
(3) 保有課の長は、協議の結果、審査会への諮問が必要と判断した場合は、審査会諮問依頼書を総合窓口へ提出することとする。
(4) 総合窓口は、審査会へ諮問し、答申の内容を保有課の長へ通知することとする。
(5) 保有課の長は協議が終了、又は承認の答申を得たときは、外部提供記録表を作成し総合窓口に提出する。
(6) 総合窓口は、登録簿に外部提供記録表を綴り、写しを所有課へ送付する。
(7) 保有課は写しの送付を受けたのち、当該実施機関以外へ情報の提供をすることができる。
4 条例第7条第3項の規定により、事前にコンピューターシステムによる可否について協議することとする。
(個人情報の適正管理)
第8条 条例第8条の規定による個人情報の適正な管理のため、課長及び職員の責務は、次の各号に定めるとおりとする。
(1) 個人情報の管理の状況について、定期的に点検し、課長においては所属職員の指揮監督に努めることとする。
(2) 重要な個人情報は、書庫等に収納し、その散逸を防止すること
(3) 個人情報を取扱う権限のない者に、個人情報の取扱をさせないこと
(4) 重要な磁気テープ、フロッピーディスク等は、その媒体の特殊性に応じた安全保護措置を講ずること
(5) 不必要となった個人情報は速やかに廃棄又は消去すること
(6) その他個人情報の適正な管理及び安全保護のために必要な措置を講ずること
(相談及び窓口)
第9条 個人情報の自己情報の開示、訂正、削除、目的外利用等の中止の各請求についての相談及び案内は、原則とし総合窓口で次の各号により対応するものとする。
(1) 総合窓口は、実施機関がどのような個人情報を管理し、どのような目的に利用しているかを明らかにするため、登録簿を備え、町民の閲覧に供することとする。
(2) 総合窓口は請求をしようとする相談者から、その請求の内容について、請求に係る自己情報の特定に必要な事項の聴取について十分に行うものとし、その請求者の求める自己情報を管理する課を特定し、担当課へ連絡することとする。
(3) 総合窓口より連絡を受けた担当課は、開示請求等をしようとする者の求める自己情報の内容を把握した上で、その趣旨に沿った自己情報が存在するかどうかについて、速やかに確認し、当該自己情報が存在する場合には、当該自己情報の事務名及び内容の概要を総合窓口に伝えるものとする。
(4) 総合窓口は開示請求等をしようとする者の求める自己情報が、条例により対応すべきものであるか否かについて、第11条第1項第2号から第4号について確認する。
(5) 条例の適用を受けない場合には、当該自己情報を保有する課を紹介し、適切な案内に努めるものとする。
(6) 他の制度により開示ができる場合、かつその制度を利用する方が簡便である場合は、担当課に紹介をするものとする。
(7) 担当課は、他の制度により開示ができる場合の対応について、相談者に速やかに説明等を行い対処する。
2 個人情報の自己情報の開示等を請求する者が、直接保有課へ来た場合は、開示を求める自己情報について十分に聴取し、保有課において他の制度により開示等対応できるものは、当該保有課で対応するものとする。
(請求書等の提出)
第10条 自己情報の開示請求等は、請求書を直接、総合窓口に本人が提出することにより行うものとし、本人の確認については、隠岐の島町個人情報保護条例施行規則(平成16年隠岐の島町規則第122号。以下「規則」という。)第4条第2項各号の規定により行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、条例第11条第2項による法定代理人であることの証明は、規則第5条第2項の規定によるものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、条例第19条による自己情報の開示請求は担当課に直接口頭でできるものとする。
(自己情報の開示請求書の記載事項の確認)
第11条 請求書の受付は、次の各号に掲げる事項について確認した後で行うものとする。
(1) 開示請求に係る自己情報について、自己情報を管理する担当課を特定する。
(2) 開示請求等を求める自己情報が、条例第2条第1項第4号に規定する自己情報であること。
(3) 開示請求等を求める自己情報が、条例第13条及び第14条、並びに第16条に該当しない自己情報であること。
(4) 開示請求等を求める自己情報が、他の制度の開示で対応できる情報
(5) 条例第11条各項の規定に該当するものであることの確認を規則第4条第2項により確認すること。
(6) 条例第12条の規定に基づき、請求書の記載内容を確認することとし、内容に不備がある場合には、補正について指導するものとする。
(7) 自己情報の開示を求める請求者が補正に応じず、請求書を提出する旨の意思を明確に示した場合は、請求書はそのまま受理するものとし、当該請求については拒否する処理とする。
(開示請求書の受付)
第12条 総合窓口は、請求書に記載された事項について、必要な要件をすべて具備されていると確認した後に、担当課名を朱書きし、受付印を押して受理するものとする。
2 条例第17条第3項に規定する当該開示請求があった日とは、総合窓口において請求書を受理した日とする。
3 総合窓口は、請求書を受理したときは、速やかに当該請求書の写しを担当課へ送付するものとする。
4 総合窓口は、請求書の受付及び経過について、受付受理簿(様式第1号)を作成し、処理経過が把握できるようにしておかなければならない。
5 本人が十分に確認できない郵送、ファックス、メール等による請求は原則として認めないこととする。
(1) 請求書を受理した日から起算して14日以内に開示決定等を行い、当該決定について、開示決定通知書、一部開示決定通知書、非開示決定通知書により請求者に通知する旨
(3) 写しの作成に係る費用は、請求者の負担である旨
(行政文書及び担当課の特定)
第14条 当該自己情報に係る行政文書及び担当課の特定は次の各号によるものとする。
(1) 総合窓口は、備え付けの個人情報事務取扱届出簿の検索等により、当該自己情報に係る行政文書の特定を行うものとする。
(2) 総合窓口は、個人情報事務取扱届出簿により当該自己情報に係る行政文書の特定ができないときは、請求内容に関係する課等へ照会するものとする。この場合において、当該課等の職員は、必要に応じて開示請求者から請求の内容について聴取し、当該自己情報に係る行政文書の特定をするものとする。
(3) 開示請求に係る行政文書が複数の課等に存在するときは、当該自己情報に係る行政文書の内容について事務を主として所掌する課等をもって担当課とする。
(4) 開示請求の内容が複数の課等に関係し、担当課及び行政文書の特定ができないときは、関係する課で協議し、担当課を決定し、行政文書の特定を行うものとする。
(5) 総合窓口及び担当課において即時に行政文書の特定ができないときは、後日、担当となる課等で判断し、行政文書の特定を行うものとし、総合窓口は、その旨を開示請求者に説明することとする。
(開示決定等の審査)
第15条 担当課は、開示請求に係る自己情報について開示決定をするときには、当該自己情報が、条例第13条の各号に規定する不開示情報に該当するか否かを十分に審査するとともに、当該自己情報が条例第16条に規定する存否に関する情報に該当するか否かを確認しなければならない。
2 担当課は、開示請求に係る自己情報の内容が、他の課等にかかわりのあるときは、当該課等と十分に協議するものとする。
3 担当課は、開示決定等を行うときは、審査請求及び訴訟の提起も含めて慎重かつ十分な検討を行い、その決定に関する理由を明確にしておかなければならない。
4 担当課は、開示決定等の町長決裁を受けようとするときは、必要に応じ次の各号に掲げる書類を添付するものとし、決裁に当たっては総合窓口、関係課長に合議するものとする。
(1) 請求書の写し
(2) 開示決定通知書等の案
(3) 第三者の情報に係る意見書又は意見聴取録
(4) 請求のあった自己情報が記録されている公文書の写し(可能な場合とする)
(5) その他可否の決定の参考となる資料
(第三者からの意見聴取)
第16条 条例第17条第7項の規定により、第三者に意見を求める方法は、規則第7条の各項に定めるもののほか、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 開示決定等を速やかに行うために、回答期限の厳守につき第三者に協力を求めるものとする。
(2) 1件の行政文書に多数の第三者情報が記録されているときは、必要な数人から、意見聴取を行うことができる。
(3) 担当課は、第三者から意見を聴取した場合は、当該第三者の意見を参考にしたうえで開示決定等を行うものとする。ただし、第三者の意見に拘束されるものではない。
(4) 担当課は、意見を求めた第三者が開示に反対の意見を表したにもかかわらず開示決定をする場合は、開示決定第三者通知書により速やかに当該第三者へ通知し、その写しを総合窓口に送付するものとする。
(開示決定通知書等の作成方法)
第17条 担当課は、行政文書の自己情報の開示決定等をしたときは、原則1件の自己情報につき、1通の開示決定通知書等を作成し、総合窓口に送付するものとする。ただし、1枚の請求書に複数の自己情報が記載されている場合で、開示決定等が同一なものについては、1枚の開示決定通知書等にまとめて記入し、作成することができる。
2 前項の規定にかかわらず、担当課は簡易な自己情報の開示決定をしたときは、直接口頭でその旨を通知し、開示を実施することができるものとする。
3 開示決定通知書等の記入は、次の各号によるものとする。
(1) 決定年月日 当該自己情報の開示決定等を行なった日(決裁日)とする。
(2) 本人開示請求に係る個人情報 請求書の同欄に記載されている内容をそのまま、または請求者が請求した内容であることがわかる程度に要約したものとする。
(3) 開示の日時 担当課は、請求者と電話連絡等により、当該通知書が請求者に送付されるまでの日数等を考慮し、日時を指定することとする。
(4) 開示の場所 原則として総合窓口とする。ただし、開示する自己情報の行政文書が多量な場合、その他やむを得ない理由により、総合窓口で開示を行うことが困難な場合は、別の場所を指定することができる。
(5) 開示の実施方法 請求書に記載された区分の番号を○で囲む。
(6) 担当課 担当課名、電話番号及び担当者名を記入する。
(7) 備考 写しの交付により開示する場合は、写しの作成に係る費用の予定額及びその納付の方法を記入する。
(1) 非開示とする部分の概要 概要を簡潔に記入
(2) 非開示とする根拠規定 条例第13条の不開示情報に該当する号を記入する。
(3) 根拠規定を適用する理由 一部開示を行うことが可能である理由
(1) 非開示とする根拠規定 条例第13条の不開示情報に該当する号を記入する。
(2) 根拠規定を適用する理由 開示できない理由を具体的に記入することとし、理由が複数の場合は、該当するすべての理由を記入する。
(開示決定通知書等の送付)
第18条 総合窓口は、担当課から開示決定通知書等の送付を受けたときは、写しを保管し、本書を速やかに請求者の指定した方法により送達するものとする。
(決定期間の延長)
第19条 条例第17条第6項に規定する期間の延長は、必要最小限とし、次に掲げる場合に限るものとする。
(1) 請求に係る自己情報に関する行政文書の数が多量で、期間内に検索することが困難な場合
(2) 請求に係る自己情報に関する行政文書の内容が複雑で、期間内に開示決定等をすることが困難な場合
(3) 請求に係る自己情報に関する行政文書に第三者に関する情報が記録されているため、第三者の意見を聴取する必要があり、期間内に開示決定等をすることが困難な場合
(4) 請求に係る自己情報に関する行政文書が特定できないため、期間内に検索することが困難な場合
(5) 天災の発生や一時的な業務量の増大等により、期間内に開示決定等をすることが困難な場合
(6) 年末年始等の執務を行わない日が期間内に含まれるとき、又はその他合理的な理由により期間内に開示決定をすることが困難な場合
2 担当課は、前項に規定する決定期間の延長を決定したときは、決定期間延長通知書を作成し総合窓口に送付するものとする。
3 総合窓口は、担当課から決定期間延長通知書の送付を受けた場合は、写しを保管し、本書により請求書を受理した日から起算して14日以内に当該請求者に通知を行うものとする。
(開示の実施)
第20条 自己情報の開示について、請求者から事前に指定した日時の変更の要望があったときは、支障がない限り、これに応じるものとし、担当課は、請求者及び総合窓口と調整の上、開示の日時を変更し、決定するものとする。
2 前項の決定は、改めて請求者に開示決定通知書等を送付することは要しないものとする。ただし、担当課は、変更した事項については記録をするとともに、総合窓口に報告をしておかなければならない。
3 自己情報の開示は、担当課が行うものとし、必要に応じて総合窓口の立会いを求めることができる。
4 担当課は、請求者に対し事前に送付された通知書の提示を求め、通知内容を確認するものとする。
5 前各項の規定にかかわらず、簡易な自己情報に係る行政文書の開示は、請求のあった担当課で、請求のあったときに実施することができるものとする。この場合において、担当課は、簡易な自己情報の開示処理記録に経過を記載し、開示実施後これを、総合窓口に送付するものとする。
(閲覧する自己情報)
第21条 開示する自己情報の閲覧は、原則原本により行うものとする。ただし、次の各号に該当するときは、その写しによることができる。
(1) 自己情報の原本を閲覧に供することにより、当該行政文書の保存に支障が生じるおそれがあるとき
(2) 日常業務に使用している台帳等で、閲覧に供することにより、業務に著しく支障が生じるとき
(3) 自己情報の一部開示をする場合において、必要と認めるとき
(閲覧の中止等)
第22条 担当課は、自己情報の開示に供する原本の閲覧の実施に際し、汚損又は破損することがないよう注意を払い、請求者が当該原本を汚損又は破損したとき、若しくは恐れがあると認められるときは、自己情報の閲覧を中止又は禁止させることができる。
第23条 条例第14条に規定する一部開示は、次の各号に掲げる方法により行うものとする。この場合において担当課は、必要に応じて請求者に電話等により、当該請求の趣旨の説明を受け、部分開示を望むかどうかの確認をするものとする。
(1) 開示部分と非開示部分とがページ単位で区分できるとき
ア 非開示部分を取り外して、開示部分のみのページを開示する。
イ 袋とじのもの、用紙の表裏に記録されているもの等で取り外しができない場合は、非開示部分をダブルクリップ等で止めるなどの方法により開示する。
(2) 開示部分と非開示部分とが同一ページにあるとき
ア 非開示部分を覆って開示する。
イ 非開示部分を覆って複写したものを開示する。
ウ 当該ページを複写し、非開示部分を黒く塗りつぶし、それを再度複写して開示する。
2 担当課は、一部開示を行なったときは、その内容及び方法を明らかにし、総合窓口に報告をしなければならない。
(写しの交付)
第24条 自己情報の写しの作成は、当該自己情報の原本を規則別表の写しの種類欄に記載された方法で行うものとし、原本証明は行なわない。
2 自己情報の写しの交付部数は、請求1件につき1部とする。
3 担当課は、規則別表に定める写しの作成に係る費用を、収入証紙で納入するよう請求するものとする。
4 担当課は、開示決定通知書又は一部開示決定通知書と、前項に定める費用の納入を確認した後、自己情報の写しを交付するものとする、ただし、簡易な自己情報の写しを交付する場合は、写しの作成に係る費用の納入の確認で交付するものとする。
(自己情報の訂正等の請求)
第25条 条例第21条の規定に基づく、訂正等の請求の記入については次の各号のとおりとする。
(1) 本人開示を受けた個人情報 開示を受けた個人情報がわかる内容を記入する。
(2) 代理人による請求の場合の本人の氏名等 自己情報に係る本人の氏名ほか代理人である理由
(3) 本人又は代理人確認欄 本人又は法定代理人かどうかの確認をする。
(4) 訂正等を求める事実及び訂正の内容 開示を受けた自己情報について、事実の訂正及び追加並びに削除の区分を記入し、その事実を確認できる資料等の提出を求めることとする。
(訂正請求の受付)
第26条 担当課は訂正請求があった場合は、次の各号について検討するものとし、請求書に自己情報の誤りを立証する書類が添付されているときは、それを基に検討することとする。
(1) 請求に係る自己情報が事実に該当するかどうかを判断し、事実であるときは、当該事実について正誤を確認する。
(2) 請求に係る自己情報について、訂正する権限が実施機関にあるかどうかを確認することとする。
(3) 請求に係る自己情報の事実について誤りを確認した場合、訂正する権限が実施機関にあるときは、訂正の方法及び訂正する内容について検討し、総合窓口と協議する。
(削除請求の受付)
第27条 担当課は、削除請求があった場合は、次の各号に基づき慎重に検討するものとする。
(1) 請求に係る自己情報が、条例第6条の規定に違反して収集された情報か否か
(2) 請求に係る自己情報が、削除する権限が実施機関にあるか否か
(3) 請求に係る自己情報が、条例第6条に違反して収集され、実施機関に削除する権限がある場合において、削除する方法及び削除する内容
(目的外利用の中止の請求の受付)
第28条 担当課は、目的外利用の中止の請求があった場合は、次の各号に基づき慎重に検討するものとする。
(1) 請求に係る自己情報が、条例第7条の規定に違反して目的外利用が行なわれている情報であるか否か
(2) 請求に係る自己情報が、目的外利用の中止をする権限が実施機関にあるか否か
(3) 請求に係る自己情報について、条例第7条に違反して目的外利用が行なわれ、実施機関に中止をする権限がある場合において、目的外利用の中止をする方法及び内容
(自己情報の訂正、削除、目的外利用等の中止の実施)
第29条 担当課は、自己情報の訂正等を決定したときは、個人情報訂正通知書を作成し、総合窓口へ送付するとともに、速やかに当該自己情報の訂正等をするものとする。
2 担当課の長は前項により訂正等を決定した自己情報において、外部提供を行なっているときは、当該外部提供先に決定した内容を通知し、外部提供先の自己情報の訂正、削除又は返還を求めるものとする。
(自己情報訂正等の決定の通知)
第30条 担当課は、自己情報の訂正等について、決定または非訂正等決定及び一部決定を行なった場合について各決定通知書を作成し、総合窓口に送付するものとする。
2 担当課は条例第26条第2項の規定により、決定期間を延長した場合においては、個人情報訂正等延長決定通知書を速やかに総合窓口へ送付することとする。
3 総合窓口は、担当課から、各決定通知書の送付を受けたときは、これの写しを保管し、本書を速やかに請求者の指定した方法により送達するものとする。
(審査請求)
第31条 自己情報の開示、訂正、削除、目的外利用等の中止の請求に対する決定に対して、審査請求があった場合においては、総合窓口が当該審査請求を受け付けるものする。
2 総合窓口は、審査請求があった場合、担当課の長へ速やかに次の各号について協議した後、審査会への諮問について決定する。
(1) 審査請求が法定の期間経過後になされていない場合
(2) 審査請求ができない事項についての審査請求でない場合
(3) 審査請求をする資格がない者からの審査請求の場合
(4) 審査請求に不備があり、補正を命じても補正がなされないままで審査請求がなされている場合
3 総合窓口は、審査請求書の提出を受ける際に、当該審査請求書の記載事項や添付書類に不備がある場合においては、審査請求人に対し、相当の期間を定めて、その補正を命じるものとし、この補正命令に応じない場合又は相当の期間経過後に補正がなされた場合においては、当該審査請求は、不適法として却下することとする。
(1) 審査請求書の写し
(2) 開示又は訂正等、今回審査請求を行なった原因となる請求書の写し
(3) 前号の請求に対する決定通知書の写し
(4) 請求の対象となった自己情報が記録されている公文書の写し
(5) その他必要な資料
2 担当課は審査会へ諮問したときは、次の各号に掲げる者に通知するものとする。
(1) 審査請求人及び参加人
(2) 開示請求者等
(3) 開示決定等について反対意見書を提出した者
3 条例第28条により、総合窓口及び担当課は審査会からの要請があった場合においては、その要請に必ず応ずるものとする。
4 総合窓口は、審査会から答申を受けたときは、担当課の長に通知する。
(審査請求に対する裁決)
第33条 担当課の長は、審査会からの答申を尊重して、当該審査請求に対する裁決を行わなければならないこととし、裁決手続きについては、起案文書により行い裁決書の案及び審査会からの答申書を起案文書に添付するものとする。
2 担当課の長は、審査請求に対する裁決を行なったときは、総合窓口に送付し、総合窓口はただちに審査請求人に裁決書を送達する。ただし、裁決書の送付については後日の紛争を防止するために配達証明扱いの郵便で送達するものとする。
3 担当課の長は、審査会の答申により、審査請求があった請求の決定を取り消し、請求を容認する決定をする場合は、その旨総合窓口に協議し、裁決書の送付と同時に開示又は訂正等の決定通知書を審査請求人に送付する。
4 前項の当該請求に第三者に関する情報が記録されているときは、当該第三者に対して裁決内容を通知するものとする。
(公表)
第34条 総合窓口は、毎年度条例の施行の状況を次の各号に規定する内容によりとりまとめ、広報等で公表するものとする。
(1) 開示請求の件数
(2) 開示、不開示別の件数
(3) 訂正等の内容別の件数及びこれらに関する決定別の件数
(4) 審査請求の件数及びにこれに対する裁決の内容
(5) 個人情報取扱事務の件数の増減
(6) その他必要があるもの
附則
この告示は、公布の日から施行する。
附則(平成28年3月28日告示第27号)
(施行期日)
1 この告示は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示による改正後の隠岐の島町個人情報保護事務取扱要綱の規定は、この告示の施行の日以後の開示決定等、訂正等決定又は開示請求若しくは訂正等請求に対する不作為に係るものについて適用し、同日前にされた開示決定等、訂正等決定又は開示請求若しくは訂正等請求に対する不作為に係るものについては、なお従前の例による。